Kullanım Kılavuzu

Bu alana erişim için sistem şifresi gereklidir.

Giriş

📖 Kullanım Kılavuzu

Tokat Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü — İSG Yönetim Bilgi Sistemi (İSG-YBS) v2026

1. Sisteme Giriş ve Zorunlu Eğitim

Sisteme erişim için https://isgtokataile.com.tr/uygulama/ adresini tarayıcınıza giriniz. Sisteme yalnızca yetkili personel erişebilir; kullanıcı adı ve şifrenizi İSG koordinatörünüzden alabilirsiniz.

İlk Giriş — Zorunlu Sistem Kullanım Eğitimi

Sisteme ilk kez giriş yaptığınızda, ana panele doğrudan geçemezsiniz. Sistem sizi otomatik olarak "Sistem Kullanım Eğitimi"ne yönlendirir.

Sonraki Girişler — 5 Saniyelik Karşılama Ekranı

Eğitimi daha önce tamamladıysanız, giriş sonrasında bir karşılama ekranı görürsünüz. Bu ekranda sınav puanınız ve tamamlama tarihiniz gösterilir. 5 saniye içinde otomatik olarak ana panele geçilir ya da "Hemen Devam Et" butonuna basabilirsiniz. Eğitimi yeniden almak isterseniz ekrandaki "Eğitimi tekrar almak istiyorum" bağlantısını kullanabilirsiniz.

Güvenlik

• Şifrenizi kimseyle paylaşmayınız; yetkisiz erişimler sistem loglarında izlenmektedir.
• Paylaşımlı bilgisayarlarda oturumu kapattıktan (Çıkış) sonra tarayıcıyı kapatınız.
• Sistem HTTPS (TLS) üzerinde çalışır; bağlantı adresinin https:// ile başladığını doğrulayınız.
• Şifre sıfırlama için giriş sayfasındaki "Şifremi Unuttum" bağlantısını kullanınız.

2. Ana Sayfa ve Kontrol Paneli (Dashboard)

Başarılı giriş sonrası açılan Kontrol Paneli (Dashboard), İSG koordinatörü ve yöneticilerin kurumun genel güvenlik durumunu tek ekranda görebileceği stratejik bir karar destek arayüzüdür.

Anlık İstatistik Kartları

• Toplam Görev Sayısı: Atanmış tüm İSG görevlerinin özeti (Tamamlandı / Devam Ediyor / Gecikti)
• Açık Bildirimler: Henüz kapatılmamış tehlike bildirimleri
• Gecikmiş DÖF: Süresi dolmuş, tamamlanmamış düzeltici faaliyetler — kırmızı alarm ile gösterilir
• Eğitim Durumu: Birimin genel eğitim tamamlanma yüzdesi
• KKD Uyarıları: Miadı yaklaşan veya minimum stoğun altına düşen donanımlar

Görev Durumu Renk Kodları

Görev listesinde işler görsel olarak kodlanmıştır:

• Yeşil: Tamamlandı
• Sarı: Devam Ediyor
• Kırmızı: Süresi Geçmiş (Gecikti)

Menü Kullanımı

Sol kenar çubuğu (veya mobilde ☰ ikonu) tüm modüllere hızlı erişim sağlar. Yetki seviyenize göre görebileceğiniz menü öğeleri değişir — yöneticiler ek yönetim menülerini görebilir.

3. İş Takibi ve Görev Yönetimi

Geleneksel "ajanda ve not defteri" yönteminin dijital karşılığı olan bu modül, İSG faaliyetlerinin atanması, sürelendirilmesi ve tamamlanma durumunun anlık izlenmesini sağlar. Menü → İş Takibi yolundan erişilir.

Yeni Görev Oluşturma

Görev Filtreleme

Üst sekmeleri kullanarak görevlerinizi tarih bazında filtreleyebilirsiniz: Tümü, Aktif İşler, Bu Hafta, Gelecek Hafta, Bu Ay, Gelecek Ay, Gecikenler, Bitenler.

Otomatik Hatırlatmalar

Tanımlanan görevler için sistem, bitiş tarihine yaklaşıldığında hem e-posta hem de sistem içi bildirim gönderir. Süresi geçen ancak tamamlanmayan işler yönetici ekranında kırmızı alarm olarak işaretlenir; denetim zafiyetinin önüne geçilir.

4. Tehlike Bildirimi ve DÖF Süreci

Sahada tespit edilen tehlikeler, ramak kala olaylar veya iyileştirme önerileri bu modül aracılığıyla resmi ve izlenebilir hâle getirilir. Bildirimler, hiyerarşi zincirindeki her yetkili tarafından anlık olarak görüntülenebilir.

Bildirim Türleri

Bildirim Formu Doldurma

• Olay yeri (bina/kat/oda), tarihi ve saatini eksiksiz giriniz.
• Etkilenen kişiyi sistem personel listesinden seçiniz.
• Fotoğraf eklemek için "Dosya Ekle" alanını kullanınız (birden fazla görsel eklenebilir).
• Kayıt sonrası sistem otomatik bir takip numarası üretir ve sorumlu yöneticiye bildirim gönderir.

DÖF (Düzeltici Önleyici Faaliyet) Yaşam Döngüsü

Bildirim kaydedildikten sonra sistem aşağıdaki adımları otomatik yönetir:

5. Risk Analizi (5×5 L-Tipi Matris)

Sistem, toplanan tehlike bildirimlerini endüstriyel standart olan 5×5 L-Tipi Risk Matrisi ile otomatik puanlar. Hesaplama: Risk Skoru = Olasılık (1–5) × Şiddet (1–5)

Risk Seviyeleri

• Kırmızı — Kabul Edilemez Risk (15–25): Derhal müdahale gereklidir. Faaliyet durdurulabilir.
• Sarı — Önemli Risk (8–14): Kısa vadede önlem alınmalı; DÖF açılır.
• Yeşil — Düşük Risk (1–7): Rutin kontrol yeterlidir.

Hiyerarşik Risk Haritası

Yönetici panelindeki "Risk Haritası" görünümü, hangi birimde ne kadar bildirim yapıldığını renk kodlu grafiklerle gösterir. İSG koordinatörleri bu haritayı kullanarak kaynak aktarım kararlarını somut verilere dayandırabilir.

6. Eğitim ve Sertifikasyon (LMS)

6331 Sayılı Kanun uyarınca alınması zorunlu İSG eğitimleri bu modülden planlanır, takip edilir ve belgelenir. Sistem, geleneksel pasif katılım yönteminin ötesinde bir proaktif ölçme-değerlendirme mimarisine sahiptir.

Eğitim Kataloğu

Menü → Eğitim yolundan erişilir. Atanmış eğitimler kart görünümünde listelenir. İçerik türüne göre filtreleme yapılabilir (Sunum / Video / Tüm İçerikler).

Eğitim Alma — Adım Adım

Sertifika Özellikleri

• Her sertifika benzersiz bir QR kod içerir.
• Fiziksel baskıya ihtiyaç yoktur — PDF olarak indirilebilir ve dijital olarak paylaşılabilir.
• Geçerlilik süresi dolduğunda sistem hem personele hem birim amirine otomatik "Yenileme Eğitimi" uyarısı gönderir.
• Eğitim türüne göre geçerlilik süresi: 1, 2 veya 3 yıl (tehlike sınıfına göre belirlenir).

Sertifika Doğrulama

Sertifikanın QR kodu herhangi bir cihazdan okutulduğunda doğrulama sayfasına yönlendirilir. Harici kurumlar ve denetçiler giriş yapmadan sertifika geçerliliğini teyit edebilir.

Eğitim Yöneticisi İşlemleri

• Yeni Eğitim Oluşturma: Yönetim → Eğitim Tanımları → "Yeni Eğitim" → Genel Bilgiler → Ayarlar & Sertifika → Müfredat & İçerik
• Ders Ekleme: Eğitimi düzenleme ekranından "Yeni Bölüm Ekle" ve "Yeni Ders/Video Ekle" butonlarıyla içerik yüklenebilir.
• Personele Atama: Bireysel veya toplu (tüm birim) eğitim ataması yapılabilir.
• Katılım Raporu: Eğitim detay ekranından kimlerin tamamladığı, sınav puanları ve tamamlanma tarihleri Excel/PDF olarak alınabilir.

7. KKD Envanter ve Zimmet Yönetimi

Kişisel Koruyucu Donanımların (baret, eldiven, iş ayakkabısı, gözlük, yelek vb.) tüm yaşam döngüsü — satın almadan kullanım ömrü dolumuna kadar — bu modülden dijital olarak yönetilir.

Zimmet İşlemleri

Stok ve Envanter Kontrolü

KKD türleri için minimum stok eşiği tanımlanabilir. Merkezi ambardaki malzeme miktarı kritik sınırın altına düştüğünde İSG koordinatörüne hem sistem bildirimi hem e-posta gönderilir; tedarik süreci gecikme yaşanmadan başlatılabilir.

KKD Talebi (Personel İşlemi)

Personel, ihtiyaç duyduğu KKD'yi sistem üzerinden talep edebilir. Talep, birim amirinin onayına düşer; onay sonrası İSG birimi tarafından zimmetleme yapılır.

Denetim İzi ve Güvenlik

Her zimmet, iade ve talep işlemi değiştirilemez bir denetim izi oluşturur. "Ekipman eksikliğinden kaynaklanan" risklerin dijital denetimle önüne geçilir.

8. Raporlar ve Dışa Aktarım

Menü → Raporlar yolundan ulaşılan modül, üst yönetimin ihtiyaç duyduğu kapsamlı analizleri gerçek zamanlı olarak sunar.

Mevcut Rapor Türleri

• Birim Bazlı İSG Özet Raporu: Her birimin aktif görev, bildirim ve risk durumu (PDF)
• Kaza ve Olay İstatistikleri: Yıllık/dönemsel kaza-ramak kala dağılımı (PDF / Excel)
• Personel Eğitim Durumu Raporu: Tamamlama yüzdeleri ve geçerlilik süreleri (Excel)
• KKD Zimmet Listesi: Personel bazlı zimmetli donanımlar ve miadları (PDF)
• KKD Stok Raporu: Anlık envanter durumu ve kritik eşik karşılaştırması
• Mevzuat Uyum Raporu: 6331 Sayılı Kanun kapsamında yapılması gereken faaliyetlerin tamamlanma durumu
• Risk Matrisi Raporu: Birim bazlı risk skoru dağılımı, trend analizi (PDF)

9. Bildirimler, Talimatlar ve Mesajlar

Sistem, dikey iletişimi (aşağıdan yukarı ve yukarıdan aşağı) dijitalleştirir. Sözlü iletilen veya kayıt altına alınmadığı için unutulan geri bildirimler, bu modül sayesinde resmi ve izlenebilir bir nitelik kazanır.

Sistem Bildirimleri (Otomatik)

Aşağıdaki olaylar gerçekleştiğinde sistem otomatik uyarı gönderir:

• Yeni İSG bildirimi oluşturulduğunda → sorumlu yöneticiye
• Görev süresi dolmak üzereyken → atanan personele
• Sertifika veya KKD geçerlilik süresi yaklaşınca → personel ve birim amirine
• Stok kritik eşiğin altına düşünce → İSG koordinatörüne
• DÖF süresi gecikince → kırmızı alarm olarak yönetici ekranında

Talimat Akışı (Yukarıdan Aşağıya)

İSG koordinatörü veya üst yönetim, mevzuat değişikliği veya denetim sonuçlarına dayanarak verdiği talimatları sistem üzerinden ilgili birimlere dijital "iş emri" olarak gönderebilir. Talimatın okunup okunmadığı ve uygulama aşamaları gerçek zamanlı takip edilir.

Özel Mesajlaşma

Menü → Mesajlarım ile sistem içinde kullanıcılar arası mesajlaşma yapılabilir. Toplu mesaj (tüm birime) yetkisi koordinatör ve üstü rollerdedir. Okundu/okunmadı durumu takip edilir.

E-posta Bildirimleri

Sistem otomatik bildirimleri kayıtlı e-posta adresinize de iletir. Teknik destek ve bildirimler:

10. Yönetim Paneli ve Kullanıcı Rolleri

Sistem, "Çark" hiyerarşik yetki modeli üzerine kurgulanmış bir Rol Tabanlı Erişim Kontrolü (RBAC) uygulamaktadır. Her kullanıcı yalnızca kendi yetki alanındaki verileri görebilir ve işlem yapabilir.

Kullanıcı Rol Seviyeleri

• Personel (Seviye 1): Kendi İSG bildirimlerini oluşturabilir, atanmış eğitimleri alabilir, KKD'lerini görüntüleyebilir.
• Birim ISG Temsilcisi (Seviye 2): Kendi birimindeki bildirimleri ve görevleri yönetebilir.
• İlçe/Bina Sorumlusu (Seviye 3): Birden fazla birimi kapsayan görünüme sahiptir; DÖF atayabilir.
• İSG Koordinatörü (Seviye 4): Tüm modüllerin yönetimi; eğitim atama, KKD stok yönetimi, raporlar.
• Sistem Yöneticisi (Seviye 5): Kullanıcı hesapları, birim yapısı, sistem ayarları ve log kayıtlarına tam erişim.

Yönetim Paneli İşlemleri

Menü → Yönetim (yalnızca İSG Koordinatörü ve Sistem Yöneticisi görebilir):

• Kullanıcı Yönetimi: Yeni personel ekleme, rol ve birim atama, hesap askıya alma
• Birim Yapısı: İdari birim tanımlama, hiyerarşi güncelleme
• Sistem Ayarları: Kurum bilgileri, e-posta SMTP ayarları, bildirim kuralları
• Eğitim Yönetimi: İçerik yükleme, müfredat düzenleme, sınav soruları, atama
• KKD Stok Yönetimi: Ürün tanımlama, minimum eşik belirleme
• Log Kayıtları: Kullanıcı giriş/çıkış geçmişi ve tüm işlem logu; denetim izlenebilirliği

11. Sık Sorulan Sorular

Şifremi unuttum, ne yapmalıyım?

Giriş sayfasındaki "Şifremi Unuttum" bağlantısına tıklayın. Kayıtlı e-posta adresinize sıfırlama bağlantısı gönderilir. E-posta adresiniz sistemde kayıtlı değilse İSG koordinatörünüze başvurunuz.

Sertifikam oluşmadı, neden?

İki koşulun birlikte sağlanması gerekir: (1) Eğitim içeriği %100 izlenmiş olmalı, (2) Final sınavından 70 veya üzeri puan alınmış olmalı. Eğitim detay sayfasını açıp ilerleme durumunuzu kontrol ediniz; eksik bölüm varsa tamamlayınız.

Bildirimi kaydettikten sonra düzeltemiyorum.

Kayıt sonrası düzenleme yetkisi İSG koordinatörüne aittir. Hatalı bildiriminizi koordinatörünüze bildirin; "Düzenle" yetkisi ile güncelleme yapılır. Bu kural, kayıt bütünlüğünü ve denetim izini korumak içindir.

Mobil cihazdan kullanabilir miyim?

Evet. Sistem Duyarlı Tasarım (Responsive Design) ile geliştirilmiştir; bilgisayar, tablet ve akıllı telefon dahil tüm cihazlarda uygulama indirmeye gerek kalmaksızın çalışır. Tarayıcıyı güncel tutmanız önerilir.

Eğitimi tamamladım ama sertifika e-postama gelmedi.

Sertifikaya Menü → Sertifikalarım bölümünden ulaşıp PDF olarak indirebilirsiniz. E-posta bildirimi için sistemde kayıtlı e-posta adresinizi koordinatörünüzle doğrulayınız; gerekirse koordinatör sistemi üzerinden yeniden gönderebilir.

KKD talebim ne zaman onaylanır?

Talebiniz birim amirinizin onayına düşer; amiriniz onayladıktan sonra İSG birimi zimmetleme işlemini gerçekleştirir. Talebinizin durumunu Menü → KKD → Taleplerim bölümünden izleyebilirsiniz.

Hangi tarayıcıları destekliyor?

Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge ve Safari'nin güncel sürümleri tam desteklenmektedir. Internet Explorer önerilmez.